نحوه فراخوانی ایمیل در Outlook


پنجره بازشو ایمیل روی لپ تاپ روی میز با لیوان قهوه.

تصویر: Shutterstock

همه ما ترس از ارسال یک ایمیل خیلی زود، بدون پیوست مناسب، یا به شخص کاملاً اشتباهی را احساس کرده‌ایم، و سپس مجبور باشیم به سرعت یک ایمیل اضطراب‌آور با بهانه‌ای خلاقانه بسازیم – یا به سادگی تسلیم خجالت شویم.

Microsoft Outlook یکی از معدود پلتفرم های ایمیلی است که به شما امکان فراخوانی ایمیل ها را می دهد. با استفاده از این ویژگی، نیازی به ترس از مغز دوشنبه خود نخواهید داشت و می توانید بدون اشتباه هفته خود را ادامه دهید.

پرداختن به چند مورد الزامات و اخطارهای ویژگی مهم است. ابتدا، برای اینکه ویژگی فراخوانی و ارسال مجدد کار کند:

  • هم شما و هم گیرنده شما باید آدرس ایمیل Microsoft Outlook را داشته باشید.
  • ایمیل فقط در صورتی قابل فراخوانی است که توسط گیرنده خوانده یا باز نشده باشد.
  • ویژگی فراخوان دائمی فقط در رایانه شخصی موجود است. مک کاربران باید به گزینه Undo متوسل شوند، که به شما مهلت 10 ثانیه ای برای ویرایش یا لغو ایمیل پس از ارسال می دهد. در ادامه مقاله نحوه انجام این کار را توضیح خواهم داد.

با این اوصاف، در نظر داشته باشید که چه زمانی می توانید از آن استفاده کنید، این یک ویژگی عالی است.

همچنین: چگونه ایمیل خود را رمزگذاری کنیم و چرا باید

نحوه فراخوانی ایمیل در Outlook

در صندوق ورودی خود، روی برگه در سمت چپ صفحه خود با عنوان موارد ارسال شده کلیک کنید. سپس ایمیلی را که می خواهید فراخوانی کنید انتخاب کنید. باید در سمت راست پنجره گسترش یابد.

محل اقلام ارسال شده در Outlook.

ویژگی موارد ارسال شده بین صندوق ورودی و پیش نویس ها قرار دارد.

اسکرین شات توسط کریستینا داربی/ZDNET

همچنین: نحوه اضافه کردن امضای ایمیل در Outlook

در گوشه سمت چپ بالای برنامه Outlook، تب File را انتخاب کنید و یک منوی کشویی ظاهر می شود. از آنجا اطلاعات را انتخاب کنید.

محل تب فایل در Outlook.

می توانید تب Files را در گوشه سمت چپ بالا پیدا کنید.

اسکرین شات توسط ادیسون موری/ZDNET

منوی اطلاعات چند گزینه را نشان می دهد. به انتهای لیست بروید و پیام ارسال مجدد و فراخوان را انتخاب کنید.

صفحه اطلاعاتی که پیام ارسال مجدد و فراخوان را نشان می دهد.

برای یافتن گزینه‌های ارسال مجدد پیام و فراخوان، به منوی اطلاعات بروید.

اسکرین شات توسط ادیسون موری/ZDNET

پس از کلیک بر روی گزینه ارسال مجدد پیام و فراخوانی، انتخاب کنید که آیا می خواهید کپی های خوانده نشده پیام را حذف کنید (فراخوانی) یا کپی های خوانده نشده را حذف کنید و پیام جدیدی را جایگزین کنید (جایگزین کنید). گزینه ای را انتخاب کنید که برای شرایط شما مناسب است.

یک گفتگوی تأیید با کادری ظاهر می‌شود که می‌توانید آن را در پایین علامت بزنید تا در صورت موفقیت یا عدم موفقیت فراخوان برای هر گیرنده مطلع شوید. اگر می خواهید بدانید، کادر را علامت بزنید و سپس روی OK کلیک کنید.

کادر گفتگو برای قابلیت ارسال مجدد یا فراخوانی در Outlook.

اسکرین شات توسط ادیسون موری/ZDNET
ویژگی این پیام را در Outlook به یاد بیاورید.

اسکرین شات توسط ادیسون موری/ZDNET

اگر می‌خواهید پیام جدیدی بنویسید، کپی جدید خود را بنویسید و وقتی از شما خواسته شد Enter را فشار دهید.

پیام فراخوان جدید در Outlook.

اسکرین شات توسط کریستینا داربی/ZDNET

نکته ای در مورد تنظیمات فراخوان

فراخوان ها تضمینی نیستند. بسته به تنظیمات گیرنده شما در Outlook، فراخوان ممکن است با شکست مواجه شود. به عنوان مثال، اگر گیرنده کادر «پردازش خودکار درخواست‌ها و پاسخ‌ها به درخواست‌های جلسه و نظرسنجی» را در تنظیمات ردیابی علامت زده باشد، به گیرنده اطلاع داده می‌شود که شما، فرستنده، پیامی را از صندوق ورودی خود حذف کرده‌اید.

همچنین: مایکروسافت راه جدیدی برای عصبانی کردن مشتریان پیدا کرد، آیا شما متعجب هستید؟

چگونه قابلیت Undo را در مک روشن کنیم

همانطور که قبلاً اشاره کردم، متأسفانه هیچ راهی برای فراخوانی و جایگزینی ایمیل ها در مک وجود ندارد. با این حال، می‌توانید یک ویژگی لغو را فعال کنید که به شما مهلت 10 ثانیه‌ای می‌دهد تا در صورت مشاهده هرگونه اشتباه، ایمیلی را ارسال نکنید.

در اینجا چگونه است.

1. به تنظیمات بروید

در بالای صندوق پستی خود، به نماد تنظیمات (چرخ‌دنده) بروید و سپس گزینه «مشاهده همه تنظیمات Outlook» را انتخاب کنید.

2. گزینه «نوشتن و پاسخ» را انتخاب کنید

پس از مشاهده منوی تنظیمات، تب Compose and Reply را انتخاب کنید. اسکرول کنید تا گزینه Undo send را پیدا کنید.

گزینه لغو ارسال در Outlook.

اسکرین شات توسط کریستینا داربی/ZDNET

3. دوره مهلت خود را تنظیم کنید و پس انداز کنید

در زیر برگه واگرد ارسال، بریدگی روی خط را حرکت دهید تا مدت زمانی را که می‌خواهید بتوانید یک پیام را لغو کنید تنظیم کنید. سپس ذخیره را فشار دهید. اگر متوجه شدید که گهگاه اشتباه تایپی یا اشتباه می کنید، بهترین کار این است که متر را روی حداکثر (10 ثانیه) تنظیم کنید.

4. Undo را انتخاب کنید

به عنوان یک آزمایش، می توانید یک ایمیل به یک دوست یا خودتان بفرستید تا متوجه شوید که دوره مهلت واقعا چقدر طول می کشد. اگر نمی‌خواهید پیام ارسال شود، لغو را انتخاب کنید و ایمیل دوباره به‌عنوان پیش‌نویس ارسال‌نشده ظاهر می‌شود.

انتخاب Undo در Outlook.

اسکرین شات توسط کریستینا داربی/ZDNET

سوالات متداول

چه مدت پس از ارسال ایمیل باید آن را به خاطر بیاورید؟

شما می توانید یک پیام را تا زمانی که گیرنده آن را خوانده است به خاطر بیاورید، بنابراین هر چه زودتر بهتر باشد.

آیا گیرنده می داند که ایمیلی فراخوانی شده است یا خیر؟

این بستگی به تنظیمات آنها دارد. ممکن است گیرنده بتواند دریافت اعلان در مورد چیزی از صندوق ورودی آنها حذف شده است.

آیا می توانید ایمیل Outlook را در مک به یاد بیاورید؟

متاسفانه نه. همانطور که در تصاویر بالا نشان داده شده است، می توانید با رفتن به گزینه Undo send را فعال کنید تنظیمات > مشاهده تمام تنظیمات Outlook > بنویسید و پاسخ دهید > لغو ارسال > ثانیه هایی را که باید تنظیم کنید لغو > صرفه جویی.


منبع: https://www.zdnet.com/article/how-to-recall-an-email-in-outlook/#ftag=RSSbaffb68